Moduł Recepcja
Moduł Recepcja Pozwala na kompleksową obsługę gościa za pomocą grafiku lub list, począwszy od wprowadzenia rezerwacji po meldunek zawierający informacje dotyczące samego klienta oraz przebiegu jego pobytu.
Ponadto pozwala na zaplanowanie oferowanych usług oraz organizację pracy osób bezpośrednio odpowiedzialnych za te usługi, analizy obłożenia hotelu, oferowanych usług i stosowanych cen.
Zawiera Archiwum wszystkich rezerwacji i meldunków zarówno gości indywidualnych jak i grup oraz konferencji.
Pozwala również na zawarcie rezerwacji przez internet oraz pracę na wielu stanowiskach.
Online Check-In, dla osób indywidualnych i grup
Dzięki umiejscowieniu na stronie internetowej formularza danych o gościu można uzupełniać informacje o wymaganiach gościa, grupie oraz jej uczestnikach.
Gościowi przekazujemy link do wypełnienia formularza, w którym precyzuje swoje wymagania, podaje dodatkowe dane potrzebne do bezobsługowego przyjęcia jego lub grupy, którą się opiekuje. To może być lista uczestników, planu pobytu, czy też wymagania.
Lista funkcji modułu:
- Wprowadzanie rezerwacji i meldunków dla gości indywidualnych oraz grup za pomocą grafiku, formularza lub kreatora.
- Rezerwowanie gościowi określonych posiłków, stolików i usług dodatkowych.
- Możliwość rezerwacji pokoi dla grupy wg. typów i numerów.
- Definiowanie planów cenowych i ich wybór (ceny weekendowe, targowe, specjalne).
- Przekształcanie rezerwacji w meldunek jednym kliknięciem myszki.
- Różne statusy rezerwacji wyróżnione na grafiku innymi kolorami (potwierdzona, niepotwierdzona, gwarantowana, zablokowana, internetowa, specjalna).
- Czytelny grafik zajętości pokoi na dowolny okres z opcją przeliczania wolnych miejsc wg. typów pokoi.
- Zestawienie pokoi i miejsc zajętych, wolnych, zarezerwowanych w podanym dniu lub okresie.
- Meldowanie gości indywidualnych, grup lub konferencji na miejsca lub pokoje.
- Określenie terminu pobytu gościa, pakietu usług dodatkowych (wyżywienia, parkingu, opłaty klimatycznej, itp).
- Sprawdzanie bieżących meldunków w każdej chwili oraz zmiana ich parametrów (domeldowanie osoby, zmiana pokoju, zmiana pakietu usług dla pokoju).
- Przedłużanie i skracanie indywidualnych pobytów poszczególnym osobom z danej grupy.
- Przenoszenie osoby z jednej grupy do innej, możliwość zmiany ceny za jej pobyt.
- Rozliczanie poszczególnych gości zameldowanych w tym samym pokoju – przenoszenie rachunków.
- Automatyczny podgląd w listę osób należących do określonej grupy.
- Umożliwia tworzenie meldunków dla gości bez rezerwacji.
- Wymeldowanie gościa zakończone wystawieniem dowolnego dokumentu, z dowolną formą płatności.
- Wystawianie zaliczki na podstawie rezerwacji lub meldunku.
- Automatyczne wyszukiwanie danych meldunkowych, danych o firmie lub wszystkich szczegółowych danych o gościu oraz jego historii dotyczącej pobytów, usług, płatności.
- Zestawienia zajętości pokoi i rezerwacji – rozliczenia z biurami turystycznymi i firmami, w podanych terminach, z określonymi usługami.
- Kartoteka archiwalnych rezerwacji i pobytów.
- Księga gości z danymi meldunkowymi, danymi płatników, historią pobytu, usług i płatności.
- Operacje otwarcia i zamknięcia zmiany i doby hotelowej, z dowolnie definiowalnymi raportami.
- Obsługę allotmentów (przeznaczenie pewnej liczby pokoi w obiekcie dla określonego turoperatora).
- Obsługę kontyngentów (zajęcie typów pokoi w określonym czasie).
- Rezerwacje zewnętrzne (np online lub biur podróży).
Recepcja jest wspomagana przez wydzielony moduł Sprzedaż.
Jest to jeden z najbardziej rozbudowanych modułów systemu, umożliwiający sprawną finalizację transakcji z gośćmi hotelowymi, uwzględniający nietypowe życzenia klienta odnośnie treści i formy dokumentów sprzedaży.
Lista funkcji modułu:
- Wystawianie dokumentów za pobyt i inne usługi dodatkowe dla gości hotelowych.
Wystawianie dokumentów sprzedaży za obciążenia tworzone w systemie DM Plaza jak i przez systemy zewnętrzne, np.
program gastronomiczny.
Obsługa klienta spoza hotelu i tworzenie dla niego dokumentu (faktury lub paragonu).
Ewidencja usług wykorzystanych przez gości w trakcie pobytu (rachunki otwarte), z podziałem na osoby, firmy-płatników i grupy.
Możliwość automatycznego i ręcznego naliczania rabatów od wartości faktury jak i od pozycji.
Modyfikacje, korekty i anulowanie faktur, z zachowaniem wykazu składających się na nią usług.
Możliwość scalenia pozycji na fakturze wg. typów asortymentu, z zachowaniem stawek VAT oraz informacji o fiskalizacji usług przenoszonych z systemów zewnętrznych, np. wystawienie faktury za usługi gastronomiczne, przeniesione na rachunek hotelowy, ale fiskalizowane w systemie gastronomicznym.
Możliwość odtworzenia pozycji składających się na scalaną fakturę.
Możliwość zdefiniowania automatu scalania.
Wystawianie faktury do paragonu i paragonu z faktury.
Możliwość tworzenia jednego dokumentu dla rachunków otwartych wielu płatników.
Obsługa różnych form płatności (gotówka, karta kredytowa, zaliczka, przelew, czek).
Możliwość stosowania wielu form płatności na jednym dokumencie.
Rozliczanie poszczególnych gości zameldowanych w tym samym pokoju – przenoszenie rachunków.
Możliwość szybkiej sprzedaży dowolnego asortymentu przez wystawienie paragonu fiskalnego bez powiązania z magazynem – jak na kasie fiskalnej.
Wystawianie dokumentów sprzedaży w różnych walutach i językach.
Prowadzenie i rozliczanie sklepiku hotelowego.
Kartoteka dokumentów anulowanych.
Dokumenty sprzedaży zewnętrzne.
Rozliczenie dokumentów sprzedaży.
